INTRODUZIONE
Lo scopo delle presenti Linee guida per le misure antiriciclaggio (AML), lotta al finanziamento del terrorismo (CFT) e sanzioni è garantire che: ESVOE Inc. (Società) disponga di linee guida interne per impedire l'uso della propria attività per il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo e linee guida interne per l'attuazione delle sanzioni internazionali.
Queste linee guida sono state adottate per garantire che la Società rispetti le norme e i regolamenti stabiliti nel codice penale e nella legge sui proventi di reato (riciclaggio di denaro) e sul finanziamento del terrorismo (PCMLTA) (legge) e altre leggi applicabili.
Le presenti Linee Guida sono soggette a revisione da parte del Consiglio di Amministrazione almeno una volta all'anno. La proposta di revisione e la revisione delle presenti Linee guida possono essere programmate con maggiore frequenza su decisione del Responsabile della segnalazione in materia di riciclaggio di denaro (MLRO) della Società.
Le presenti Linee Guida saranno accettate ed approvate con delibera del Consiglio di Gestione della Società.
DEFINIZIONI
Titolare effettivo indica una persona fisica che, avvalendosi della propria influenza, compie una transazione, un atto, un'azione, un'operazione o un passo o esercita il controllo in altro modo su una transazione, un atto, un'azione, un'operazione o un passo o su un'altra persona e nel cui interesse o a beneficio di chi o per conto di chi viene compiuta una transazione o un atto, un'azione, un'operazione o un passo. Nel caso di una persona giuridica, il Beneficiario effettivo è una persona fisica la cui partecipazione diretta o indiretta, o la somma di tutte le partecipazioni dirette e indirette nella persona giuridica, supera il 25 per cento, comprese le partecipazioni sotto forma di azioni o altre forme di portatore.
Per rapporto d'affari si intende un rapporto d'affari, professionale o commerciale tra un cliente e istituti finanziari o altri soggetti obbligati che è connesso con le loro attività professionali e che si prevede, al momento in cui viene stabilito il contatto, avere un elemento di durata.
Società significa persona giuridica con i seguenti dati:
• ragione sociale: ESVOE Inc;
• Paese di immatricolazione: USA;
• numero di registrazione: 7326442;
• indirizzo: 651 N Broad St, Suite 201 Middletown, DE 19709;
• e-mail: payment@esvoe.com
Depositario Portafoglio di Valuta Virtuale indica l'Indirizzo/i di Valuta Virtuale generato/i con la chiave pubblica per l'archiviazione e la gestione delle Valute Virtuali affidate alla Società ma che rimangono di sua proprietà.
Cliente indica una persona fisica o giuridica che ha il Rapporto d'affari con la Società o una persona fisica o giuridica con la quale la Società stipula la Transazione occasionale.
Dipendente indica il dipendente della Società e qualsiasi altra persona coinvolta nell'applicazione delle presenti Linee Guida nella Società.
Linee guida – questo documento include tutti gli allegati sopra indicati. Le Linee guida includono, tra l'altro, la procedura di controllo interno della Società relativa alle Linee guida e la politica di valutazione del rischio della Società relativa all'approccio basato sul rischio per i rischi ML/TF.
Consiglio di Gestione indica il consiglio di gestione della Società. Se la Società non ha un consiglio di amministrazione, il dirigente della Società sarà considerato membro del consiglio di amministrazione e sarà responsabile delle funzioni del consiglio di amministrazione nell'ambito delle linee guida.
MLRO indica il responsabile della segnalazione del riciclaggio di denaro, che è nominato presso la Società come persona responsabile della ricezione di comunicazioni interne e della presentazione di segnalazioni al FINTRAC e di altri compiti come sopra descritto.
Operazione monetaria significa qualsiasi pagamento, trasferimento o ricezione di denaro.
Per riciclaggio di denaro si intende l'occultamento dell'origine di fondi illeciti attraverso la loro immissione nel sistema economico legale e transazioni apparentemente legittime. Ci sono tre fasi riconosciute nel processo di riciclaggio di denaro:
• collocamento, che consiste nell'immettere nel sistema finanziario i proventi di reato;
• stratificazione, che comporta la conversione dei proventi di reato in un'altra forma e la creazione di strati complessi di transazioni finanziarie per mascherare la pista di controllo e l'origine e la proprietà dei fondi;
• integrazione, che consiste nel reimmettere nell'economia i proventi riciclati per creare la percezione di legittimità.
Per Operazione Occasionale si intende l'operazione compiuta dalla Società nell'ambito di attività economiche o professionali finalizzata alla prestazione di un servizio o alla vendita di beni o comunque alla loro distribuzione al Cliente al di fuori dell'instaurato Rapporto d'affari.
Per PEP si intende una persona fisica che svolge o ha svolto importanti funzioni pubbliche e nei confronti della quale permangono i relativi rischi.
Per sanzioni si intende uno strumento essenziale della politica estera volto a sostenere il mantenimento o il ripristino della pace, della sicurezza internazionale, della democrazia e dello stato di diritto, seguendo i diritti umani e il diritto internazionale o raggiungendo altri obiettivi della Carta delle Nazioni Unite o della Politica estera e di sicurezza comune dell'Unione Europea. Le sanzioni includono:
• Sanzioni internazionali imposte nei confronti di uno stato, territorio, unità territoriale, regime, organizzazione, associazione, gruppo o persona da una risoluzione del Consiglio di sicurezza delle Nazioni Unite, una decisione del Consiglio dell'Unione europea o qualsiasi altra legislazione che imponga obblighi verso il Canada;
• Sanzioni del governo del Canada che è uno strumento di politica estera che può essere imposto in aggiunta agli obiettivi specificati nella clausola precedente al fine di proteggere la sicurezza o gli interessi del Canada.
Le sanzioni internazionali possono vietare l'ingresso di un soggetto soggetto a sanzione internazionale nello stato, limitare il commercio internazionale e le transazioni internazionali e imporre altri divieti o obblighi.
L'oggetto delle Sanzioni è qualsiasi persona fisica o giuridica, entità od organismo, designato nell'atto giuridico che impone o attua Sanzioni, nei confronti del quale le Sanzioni si applicano.
Per finanziamento del terrorismo (TF) si intende il finanziamento e il sostegno di un atto terroristico e la sua commissione, nonché il finanziamento e il sostegno di viaggi a scopo di terrorismo ai sensi della legislazione applicabile.
Il paese terzo equivalente è un paese che non è uno Stato membro dello Spazio economico europeo ma che applica un regime equivalente al quadro corrispondente dell'UE e del Regno Unito (AML) ed è coerente con FINTRAC.
Valuta virtuale indica un valore rappresentato in forma digitale, che è trasferibile, conservabile o negoziabile digitalmente e che le persone fisiche o giuridiche accettano come strumento di pagamento, ma che non è il corso legale di alcun paese o fondi ai fini dei proventi di Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act of Canada (S.C. 2000, c. 17); Articolo 4, paragrafo 25, della direttiva (UE) 2015/2366 del Parlamento europeo e del Consiglio relativa ai servizi di pagamento nel mercato interno, che modifica le direttive 2002/65/CE, 2009/110/CE e 2013/36/UE e il regolamento (UE) n. 1093/2010 e che abroga la direttiva 2007/64/CE (GU L 337 del 23.12.2015, pag. 35-127) o un'operazione di pagamento ai fini dell'articolo 3, lettere k) e l), del la stessa direttiva.
Indirizzo di valuta virtuale indica l'indirizzo/account generato da lettere, numeri e/o simboli nella blockchain, mediante il quale la blockchain assegna la valuta virtuale al proprietario o al destinatario.
FINTRAC significa Financial Transactions and Reports Analysis Centre of Canada.
MISURE DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA
Le misure di due diligence del cliente (CDD) sono necessarie per verificare l'identità di un cliente nuovo o esistente come monitoraggio continuo basato sul rischio della relazione commerciale con il cliente. Le misure CDD si articolano su 2 livelli, comprendenti misure di due diligence standard e rafforzate, come di seguito specificato.
Principi principali
Le misure CDD vengono prese ed eseguite nella misura necessaria considerando il profilo di rischio del Cliente e altre circostanze nei seguenti casi:
• all'instaurazione del Rapporto d'affari e durante il monitoraggio continuo del Rapporto d'affari;
• all'esecuzione o alla mediazione di Operazioni Occasionali al di fuori del Rapporto d'affari;
• all'atto della verifica delle informazioni raccolte in applicazione delle misure di adeguata verifica o in caso di dubbi sulla sufficienza o sulla veridicità dei documenti o dei dati precedentemente raccolti in occasione dell'aggiornamento dei relativi dati;
• in caso di sospetto di Riciclaggio di Denaro o Finanziamento del Terrorismo, indipendentemente da eventuali deroghe, eccezioni o limiti previsti dalle presenti Linee Guida e dalla normativa applicabile.
La Società non instaura o mantiene il Rapporto d'affari e non esegue l'operazione se:
• la Società non è in grado di adottare ed eseguire alcuna delle misure CDD richieste;
• la Società ha il sospetto che i servizi o le transazioni della Società saranno utilizzati per il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo;
• il livello di rischio del Cliente o della transazione non è conforme alla propensione al rischio della Società.
In caso di ricezione di informazioni in lingue straniere nell'ambito dell'attuazione del CDD, la Società può richiedere di richiedere la traduzione dei documenti in un'altra lingua applicabile per la Società. L'uso di traduzioni dovrebbe essere evitato in situazioni in cui i documenti originali sono redatti in una lingua applicabile per la Società.
Il raggiungimento del CDD è un processo che inizia con l'implementazione delle misure CDD. Al termine di tale processo, al Cliente viene assegnato un livello di rischio individuale documentato che costituirà la base per le misure di follow-up e che viene seguito e aggiornato quando necessario.
La Società ha applicato misure CDD in modo adeguato se la Società ha l'intima convinzione di aver rispettato l'obbligo di applicare misure di due diligence. Il principio di ragionevolezza si osserva nella considerazione della convinzione interiore.
Ciò significa che la Società deve, all'applicazione delle misure CDD, acquisire la conoscenza, la comprensione e l'affermazione di aver raccolto informazioni sufficienti sul Cliente, sulle attività del Cliente, sullo scopo del Rapporto d'affari e sulle transazioni effettuate nell'ambito del Rapporto d'affari, l'origine dei fondi, ecc., in modo che comprendano il Cliente e le attività (commerciali) del Cliente, tenendo conto del livello di rischio del Cliente, del rischio associato al Rapporto d'affari e della natura di tale rapporto . Tale livello di asserzione deve consentire di identificare transazioni e modelli di transazioni complicati, di valore elevato e insoliti che non hanno uno scopo economico o legittimo ragionevole o evidente o sono insoliti rispetto alle caratteristiche specifiche dell'attività in questione.
I Servizi Forniti
La principale attività economica della Società è la fornitura di servizi di cambio. Per questo motivo, la Società offre ai propri Clienti le seguenti tipologie di transazione:
· fornire un servizio di cambio valuta virtuale, che consente al Cliente di scambiare valuta virtuale con un'altra;
· fornire un servizio di cambio, che consente al Cliente di scambiare valuta virtuale con valuta fiat; E
· fornire un servizio di cambio, che consente al Cliente di scambiare valuta fiat con valuta virtuale.
La Società fornisce anche un servizio di archiviazione di criptovalute (Crypto Wallet).
La Società fornisce i suddetti servizi inclusi ma non limitati a valute virtuali: BTC; USDT (ERC20); USDT (TRC20); TRX; ETH; DOGE; LTC.
La verifica delle informazioni utilizzate per l'identificazione del cliente
La verifica delle informazioni per l'identificazione del Cliente significa utilizzare dati provenienti da una fonte affidabile e indipendente per confermare che i dati sono veritieri e corretti, confermando anche, se necessario, che i dati direttamente relativi al Cliente sono veritieri e corretti. Ciò, tra l'altro, significa che lo scopo della verifica delle informazioni è quello di ottenere rassicurazioni che il Cliente, che desidera stabilire il Rapporto d'affari, sia la persona che dichiara di essere.
La fonte affidabile e indipendente (deve esistere cumulativamente) è la verifica delle informazioni ottenute nel corso dell'identificazione:
• che proviene da due fonti diverse;
• che è stato emesso da (documenti di identità) o ricevuto da una terza parte o da un luogo che non ha alcun interesse o collegamento con il Cliente o la Società, vale a dire che è neutrale (ad es. le informazioni ottenute da Internet non sono tali informazioni, come spesso proviene dal Cliente stesso o non è possibile verificarne l'affidabilità e l'indipendenza);
• la cui affidabilità e indipendenza possono essere determinate senza ostacoli oggettivi e l'affidabilità e l'indipendenza sono comprensibili anche ad un terzo non coinvolto nel Rapporto d'affari; E
• i dati inseriti o ottenuti tramite i quali sono aggiornati e pertinenti e la Società può ottenere rassicurazione in merito (e rassicurazione può essere ottenuta in taluni casi anche sulla base delle due clausole precedenti).
Applicazione delle Misure Standard di Due Diligence (livello 1)
Le misure standard di due diligence (SDD) sono applicate a tutti i Clienti in cui le misure CDD devono essere applicate in conformità con le Linee guida.
Le misure SDD non devono essere effettuate nelle circostanze in cui devono essere effettuate misure di adeguata verifica rafforzata (come descritto di seguito).
Laddove, durante l'esecuzione del monitoraggio continuo delle relazioni commerciali del cliente, si accerti che il rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo non è più basso, la Società deve applicare il livello pertinente di misure CDD.
Quando si applicano le misure SDD, la Società deve ottenere i seguenti dati del Cliente che è una persona fisica:
• Nome e cognome;
• Data di nascita;
• E-mail;
• Nazionalità;
• codice fiscale;
• Indirizzo di residenza;
• Tipo di documento di identità;
• Numero del documento di identità, data di rilascio e scadenza;
• Foto del documento di identità;
• Selfie con relativo documento;
• Documento comprovante l'indirizzo di residenza del Cliente (bolletta utenza, bolletta telefono di casa, bolletta internet, contratto di affitto immobile, multe e atti giudiziari, estratto conto bancario.
Le misure standard di due diligence sono obbligatorie per le entità di verifica della persona giuridica indipendentemente dall'importo della transazione per la quale la Società deve ottenere i seguenti dati del Cliente:
• Nome dell'amministratore e/o persona autorizzata;
• Ragione sociale;
• Numero di registrazione;
• Data di incorporazione;
• Paese di costituzione;
• Indirizzo legale;
• E-mail;
• Sito web aziendale.
Il Cliente è inoltre tenuto a caricare nel sistema:
• Atto costitutivo (o scheda anagrafica del relativo registro o documento equipollente ai predetti atti o ai relativi atti di costituzione del Cliente);
• Licenza della persona giuridica (se applicabile);
• Documento comprovante l'identità del/i rappresentante/i autorizzato/i, amministratore/i, azionista/i e UBO/i della Società;
• Selfie con relativo documento;
• Documento comprovante l'indirizzo di residenza del/i rappresentante/i autorizzato/i, amministratore/i, azionista/i e UBO/i della Società;
• Documento attestante il rapporto (autorizzazione) del rappresentante della società con la persona giuridica;
• Documento che conferma l'origine dei fondi della persona giuridica;
• Documento attestante l'effettivo indirizzo della persona giuridica.
Dovrebbero essere applicate le seguenti misure standard di due diligence:
• identificazione del Cliente e verifica delle informazioni fornite sulla base di informazioni ottenute da una fonte affidabile e indipendente;
• identificazione e verifica di un rappresentante del Cliente e del suo diritto di rappresentanza;
• l'identificazione del Beneficiario effettivo e, al fine di verificarne l'identità, l'adozione di misure tali da consentire alla Società di accertarsi di conoscere l'identità del Beneficiario effettivo e di comprendere l'assetto proprietario e di controllo del Cliente;
• comprensione del rapporto d'affari, transazione o operazione e, ove pertinente, raccolta di informazioni al riguardo;
• raccogliere informazioni sul fatto che il Cliente sia un PEP, un suo familiare o una persona nota per essere stretto collaboratore;
• monitoraggio del Rapporto Commerciale.
Le misure CDD sopra specificate devono essere applicate prima dell'instaurazione del Rapporto d'affari o dell'esecuzione della transazione. Le istruzioni esatte per l'applicazione delle misure standard di due diligence sono fornite nelle Linee Guida.
Applicazione delle misure di adeguata verifica rafforzata (livello 2)
Oltre alle normali misure di due diligence, la Società applica misure rafforzate di due diligence (EDD) al fine di gestire e mitigare un rischio accertato di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo nel caso in cui si ritenga che il rischio sia più elevato del normale.
La Società applica sempre le misure EDD, quando:
• il profilo di rischio del Cliente indica un livello di rischio elevato di ML/TF;
• una singola operazione di persona fisica o più operazioni di importo pari o superiore a CAD 10.000 (le operazioni possono essere effettuate in qualsiasi valuta il cui controvalore sia pari o superiore a CAD 10.000);
• all'atto dell'identificazione del Cliente o della verifica delle informazioni fornite, sussistono dubbi circa la veridicità dei dati forniti, l'autenticità dei documenti o l'identificazione dell'Effettivo Beneficiario;
• il Cliente proviene da tale paese o territorio o il suo luogo di residenza o sede o la sede del prestatore di servizi di pagamento del beneficiario si trova in un paese o territorio che, secondo fonti attendibili come valutazioni reciproche, rapporti o follow-up pubblicati relazioni, non ha istituito sistemi AML/CFT efficaci conformi alle raccomandazioni del GAFI.
Prima di applicare le misure EDD, il Dipendente della Società garantisce che il Rapporto d'affari o la transazione presenta un rischio elevato e che a tale Rapporto d'affari o transazione può essere attribuito un tasso di rischio elevato. Innanzitutto, il Dipendente valuta prima dell'applicazione delle misure EDD se sono presenti le caratteristiche sopra descritte e le applica come motivi autonomi (ovvero ciascuno dei fattori individuati consente l'applicazione delle misure EDD nei confronti del Cliente).
Quando si applicano le misure EDD in caso di una singola operazione di persona fisica o di più operazioni di importo pari o superiore a CAD 10.000, la Società deve applicare le seguenti misure:
• ottenere informazioni sulla fonte dei fondi e sulla fonte della ricchezza del Cliente;
• effettuare un monitoraggio continuo del Rapporto d'affari con il Cliente aumentando il numero e la tempistica dei controlli applicati e selezionando i modelli di operazioni che necessitano di ulteriore esame;
Quando si applicano le misure EDD laddove il Cliente provenga da tale paese o territorio o il suo luogo di residenza o sede o la sede del prestatore di servizi di pagamento del beneficiario si trovi in un paese o territorio che, secondo fonti attendibili come valutazioni reciproche, rapporti o pubblicato rapporti di follow-up, non ha istituito sistemi AML/CFT efficaci conformi alle raccomandazioni del FINTRAC, la Società deve applicare le seguenti misure:
• ottenere il benestare del Consigliere di Gestione per l'instaurazione di Rapporti d'Affari con il Cliente o la prosecuzione di Rapporti d'Affari con lo stesso;
• ottenere informazioni sulla fonte dei fondi e sulla fonte della ricchezza del Cliente e del suo Beneficiario Effettivo;
• effettuare un monitoraggio continuo del Rapporto d'affari con il Cliente aumentando il numero e la tempistica dei controlli applicati e selezionando i modelli di operazioni che necessitano di ulteriori approfondimenti.
In tutti gli altri casi in cui devono essere applicate misure EDD, l'ammontare delle misure EDD e la portata saranno determinati dal Dipendente, che applica tali misure. Possono essere seguite le seguenti ulteriori e pertinenti misure di due diligence:
• verifica delle ulteriori informazioni fornite all'atto dell'identificazione del Cliente sulla base di ulteriori documenti, dati o informazioni provenienti da una fonte attendibile e indipendente;
• raccogliere ulteriori informazioni sullo scopo e sulla natura del Rapporto d'affari o della transazione e verificare le informazioni fornite sulla base di ulteriori documenti, dati o informazioni che provengono da una fonte affidabile e indipendente;
• raccogliere ulteriori informazioni e documenti circa l'effettivo svolgimento delle operazioni effettuate nel Rapporto d'affari al fine di escludere l'apparentezza delle operazioni;
• raccogliere ulteriori informazioni e documenti al fine di identificare la fonte e l'origine dei fondi utilizzati in un'operazione effettuata nell'ambito del Rapporto d'affari al fine di escludere l'apparentezza delle operazioni;
• l'effettuazione del primo pagamento relativo ad una transazione tramite un conto che è stato aperto a nome del Cliente che partecipa alla transazione in un istituto di credito registrato o avente sede in uno stato contraente dello Spazio Economico Europeo o in un paese in cui sono in vigore requisiti uguali a quelli della direttiva (UE) 2015/849 del Parlamento europeo e del Consiglio;
• raccolta di ulteriori informazioni sul Cliente e sul suo Beneficiario effettivo, inclusa l'identificazione di tutti i proprietari del Cliente, incl. coloro la cui partecipazione è inferiore al 25%;
• raccogliere informazioni sull'origine dei fondi e del patrimonio del Cliente e del suo Beneficiario Economico;
• migliorare il monitoraggio del Rapporto d'affari aumentando il numero e la frequenza delle misure di controllo applicate e scegliendo indicatori di transazione o modelli di transazione che sono ulteriormente verificati;
• ottenere l'approvazione del membro del Consiglio di Gestione per l'effettuazione di operazioni o l'instaurazione di rapporti d'affari con Clienti nuovi ed esistenti.
In caso di applicazione delle misure EDD, la Società rivaluta il profilo di rischio del Cliente entro e non oltre ogni semestre.
L'identificazione del rappresentante del Cliente e il suo diritto di rappresentanza
Il rappresentante del Cliente sarà identificato come il Cliente, che è una persona fisica ai sensi delle presenti Linee Guida. La Società deve altresì individuare e verificare la natura e la portata del diritto di rappresentanza del Cliente. Il nome, la data di emissione e il nome dell'emittente del documento che fa da fondamento al diritto di rappresentanza devono essere accertati e conservati, salvo il caso in cui il diritto di rappresentanza sia stato verificato utilizzando informazioni provenienti dal relativo registro.
La Società deve rispettare le condizioni del diritto di rappresentanza concesso ai rappresentanti della persona giuridica e fornire servizi solo nell'ambito del diritto di rappresentanza.
Nel caso in cui il diritto di rappresentanza del Cliente (persona giuridica) risulti dall'estratto anagrafico, dallo Statuto o da documenti equipollenti che attestino l'identità del Cliente (persona giuridica), dovrà essere redatto un separato documento di autorizzazione (es. non essere richiesto.
Requisiti per i documenti che devono essere presentati dal Cliente
Tutti i documenti forniti dal Cliente devono essere controllati per verificarne la conformità ai seguenti criteri:
• Il documento è valido;
• Il documento è fornito in forma estesa;
• Tutti i caratteri sono leggibili;
• Gli angoli non vengono tagliati;
• Fornito di tutte le pagine del documento (es. in caso di carta d'identità o permesso di soggiorno - entrambi i lati del documento devono essere caricati);
• Un documento che confermi l'indirizzo di residenza non deve essere più vecchio di 3 mesi.
Caricando un selfie con documento di identità, il Cliente deve assicurarsi che la foto del documento caricato e il documento presente sul selfie corrispondano; la foto non è sfocata, il volto dell'utente sulla foto e sul documento è chiaramente visibile e corrisponde; tutti i caratteri del documento di identità sul selfie siano leggibili; il documento è completamente visibile sulla foto, i bordi non sono tagliati.
La Società controllerà e aggiornerà regolarmente i documenti, i dati e le informazioni raccolti nel corso dell'attuazione delle misure CDD e aggiornerà il profilo di rischio del Cliente. La periodicità delle verifiche e dell'aggiornamento deve essere basata sul profilo di rischio del Cliente e le verifiche devono avvenire almeno:
· una volta semestrale per il Cliente con profilo di rischio elevato;
· una volta all'anno per il Cliente con profilo di rischio medio;
· una volta ogni due anni per il Cliente con profilo di rischio basso.
I documenti, i dati e le informazioni raccolti devono essere verificati anche se si è verificato un evento che indichi la necessità di aggiornare i documenti, i dati e le informazioni raccolti.
MONITORAGGIO PER ATTIVITÀ E TRANSAZIONI SOSPETTE
La Società monitorerà l'attività del Cliente per accertare le attività o i fatti che indicano attività criminali, riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo o la cui relazione con il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo è probabile, incl. transazioni complicate, di alto valore e insolite e modelli di transazione che non hanno alcuno scopo economico o legittimo ragionevole o ovvio o che sono insoliti rispetto alle caratteristiche specifiche dell'attività in questione. Nel corso del monitoraggio delle attività del Cliente, la Società valuterà costantemente i cambiamenti nelle attività del Cliente e valuterà se tali cambiamenti possano aumentare il livello di rischio associato al Cliente, dando origine alla necessità di applicare misure EDD.
Nel corso del costante monitoraggio delle Operazioni Sospette, la Società applica le seguenti misure:
• screening, ovvero monitoraggio delle transazioni in tempo reale;
• monitoraggio, ovvero analisi delle transazioni successive.
L'obiettivo dello screening è identificare transazioni e modelli di transazione sospetti e insoliti.
Lo screening delle transazioni viene eseguito automaticamente e include le seguenti misure (incluse ma non limitate):
• il punteggio dei portafogli di Valuta Virtuale dove la Valuta Virtuale sarà inviata in conformità con l'ordine del Cliente;
• lo scoring dei portafogli di Valuta Virtuale da cui si riceve la Valuta Virtuale.
Se il Cliente invia una richiesta di transazione al portafoglio di valuta virtuale con punteggio ad alto rischio (es. portafogli relativi a frode, crimine, ecc.), la transazione deve essere approvata manualmente dal dipendente, che deve valutare, prima dell'approvazione, la necessità applicare eventuali misure CDD aggiuntive (ad es. applicare misure EDD, chiedere fonte e origine dei fondi o chiedere ulteriori informazioni sulla transazione).
Durante il monitoraggio delle transazioni, il Dipendente deve valutare la transazione al fine di rilevare attività e transazioni che:
• deviare da quanto vi è motivo di aspettarsi in base alle misure CDD eseguite, ai servizi forniti, alle informazioni fornite dal Cliente e ad altre circostanze (ad es. Valuta virtuale inviata ogni volta a un nuovo portafoglio di Valuta virtuale, volume di transazioni che supera il limite);
• senza discostarsi dalla clausola precedente, può essere considerato parte di un riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo;
• può influenzare il punteggio del profilo di rischio del Cliente.
Nel caso in cui venga rilevato il suddetto fatto, il Responsabile AML rimanderà qualsiasi transazione del Cliente fino a ulteriore esame e decisione in merito.
Oltre a quanto sopra, il Dipendente deve rivedere regolarmente le transazioni della Società (almeno una volta alla settimana) per garantire che non vi siano transazioni e schemi di transazioni complicati, di alto valore e insoliti e che non abbiano uno scopo economico o legittimo ragionevole o ovvio o non sono caratteristici delle caratteristiche specifiche.
La Società identifica la fonte e l'origine dei fondi utilizzati nelle transazioni, se necessario. La necessità di identificare la fonte e l'origine dei fondi dipende dalle precedenti attività del Cliente e da altre informazioni note. Pertanto, l'identificazione della fonte e dell'origine dei fondi utilizzati nella transazione deve essere eseguita nei seguenti casi:
• tale verifica è prevista nella presente Linea Guida;
• le transazioni non corrispondono alle informazioni precedentemente note sul Cliente;
• la Società vuole o dovrebbe ragionevolmente ritenere necessario valutare se le operazioni corrispondono alle informazioni precedentemente note sul Cliente;
• la Società sospetta che le transazioni indichino attività criminali, riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo o che la relazione delle transazioni con riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo sia probabile, incl. transazioni complicate, di alto valore e insolite e modelli di transazione che non hanno alcuno scopo economico o legittimo ragionevole o ovvio o non sono caratteristici delle caratteristiche specifiche dell'attività in questione.
Bandiere rosse
La Società monitorerà l'attività del Cliente per dimensioni, volume, modello o tipo di transazione insoliti, tenendo conto dei fattori di rischio e dei segnali di allarme appropriati per la nostra attività. I segnali d'allarme che segnalano un possibile riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo includono, ma non sono limitati a:
Potenziali segnali d'allarme nella due diligence dei clienti e nelle interazioni con i clienti
· Il Cliente fornisce all'azienda documenti di identificazione inconsueti o sospetti, non facilmente verificabili o non coerenti con altre dichiarazioni o documenti forniti dal Cliente. Oppure, il Cliente fornisce informazioni che non sono coerenti con altre informazioni disponibili sul Cliente. Questo indicatore può applicarsi alle aperture del conto e all'interazione successiva all'apertura del conto.
· Il Cliente è riluttante o si rifiuta di fornire all'azienda le informazioni complete sulla dovuta diligenza del cliente come richiesto, che possono includere informazioni riguardanti la natura e lo scopo dell'attività del Cliente, i precedenti rapporti finanziari, l'attività prevista del conto, la sede dell'attività e, se applicabile, il funzionari e amministratori dell'ente.
· Il Cliente si rifiuta di identificare una fonte legittima di fondi o informazioni false, fuorvianti o sostanzialmente errate.
· Il Cliente è domiciliato, fa affari o effettua regolarmente transazioni con controparti in una giurisdizione nota come paradiso del segreto bancario, protezione fiscale, posizione geografica ad alto rischio (ad esempio, giurisdizione nota come produzione di stupefacenti, nota per avere un antiriciclaggio inefficace /Combattere il finanziamento dei sistemi di terrorismo) o zone di conflitto, comprese quelle con una comprovata minaccia di terrorismo.
· Il Cliente ha difficoltà a descrivere la natura della sua attività o non ha una conoscenza generale del suo settore.
· Il cliente non ha motivi evidenti per utilizzare il servizio dell'azienda o la sede dell'azienda (ad esempio, il cliente non ha radici nella comunità locale o ha fatto di tutto per utilizzare l'azienda).
· Il Cliente è stato rifiutato o il suo rapporto come cliente è stato interrotto da altre società di servizi finanziari.
· L'indirizzo legale o postale del Cliente è associato a più altri account o aziende che non sembrano correlati.
· Il cliente sembra agire come agente per un committente non dichiarato, ma è riluttante a fornire informazioni.
· Il Cliente è pubblicamente noto o noto all'azienda per avere procedimenti penali, civili o regolamentari contro di lui o lei per reato, corruzione o uso improprio di fondi pubblici, o è noto per essere associato a tali persone. Le fonti di queste informazioni potrebbero includere notizie, Internet o ricerche di database commerciali.
· Il background del cliente è discutibile o differisce dalle aspettative basate sulle attività commerciali.
· Il Cliente mantiene più conti, o mantiene conti a nome di membri della famiglia o entità aziendali, senza apparente scopo commerciale o altro.
Potenziali bandiere rosse nei movimenti di denaro
· Il Cliente "struttura" depositi o acquisti di strumenti monetari al di sotto di un certo importo per evitare obblighi di rendicontazione o tenuta dei registri e può dichiarare direttamente che sta tentando di evitare l'attivazione di un obbligo di rendicontazione o di eludere le autorità fiscali.
· Il Cliente apparentemente suddivide i trasferimenti di fondi in trasferimenti più piccoli per evitare di attirare l'attenzione su un trasferimento di fondi più grande. I trasferimenti di fondi più piccoli non sembrano essere basati su cicli di buste paga, esigenze di pensionamento o altre strategie di deposito e prelievo regolari legittime.
· Il conto del Cliente mostra numerose transazioni in valuta, vaglia (in particolare vaglia numerati in sequenza) o assegni circolari che si sommano a somme significative senza alcun apparente scopo commerciale o legale.
· Il Cliente effettua un deposito di fondi seguito da una richiesta immediata che il denaro sia trasferito o trasferito a terzi, o ad un'altra società, senza alcuno scopo commerciale apparente.
· I bonifici bancari vengono effettuati in piccoli importi nel tentativo evidente di evitare l'attivazione di requisiti di identificazione o segnalazione.
· C'è un'attività di bonifico bancario che è inspiegabile, ripetitiva, insolitamente grande, mostra schemi insoliti o non ha uno scopo commerciale apparente.
· Il Cliente utilizza un account personale/individuale per scopi commerciali o viceversa.
· Ci sono transazioni frequenti che coinvolgono importi tondi o interi che si presume implichino pagamenti per beni o servizi.
· Su richiesta, un Cliente non è in grado o non vuole produrre la documentazione appropriata a supporto di una transazione, o la documentazione appare falsificata o falsificata.
· Un conto dormiente diventa improvvisamente attivo senza una spiegazione plausibile (ad esempio, grandi depositi che vengono improvvisamente cancellati).
· L'attività di bonifico bancario, se osservata per un periodo di tempo, rivela schemi sospetti o insoliti, che potrebbero includere transazioni ripetitive o movimenti di denaro tortuosi.
Altre potenziali bandiere rosse
· Il Cliente è riluttante a fornire le informazioni necessarie per presentare le segnalazioni per procedere con la transazione.
· Il cliente mostra preoccupazioni insolite per la conformità dell'azienda ai requisiti di segnalazione del governo e alle politiche antiriciclaggio dell'azienda.
· Il Cliente cerca di persuadere un dipendente a non presentare i rapporti richiesti oa non conservare i registri richiesti.
· Le forze dell'ordine hanno emesso citazioni in giudizio o lettere di blocco riguardanti un cliente o un conto presso la società di intermediazione mobiliare.
· Il Cliente effettua transazioni di valore elevato non commisurate al reddito noto o alle risorse finanziarie del Cliente.
· L'attività, l'occupazione o le risorse finanziarie dichiarate del Cliente non sono commisurate al tipo o al livello di attività del Cliente.
· Il Cliente non mostra preoccupazione per il costo della transazione o le commissioni (ad esempio, commissioni di riscatto o commissioni superiori a quelle necessarie).
Al rilevamento di qualsiasi bandiera rossa o altra attività che potrebbe essere sospetta, l'ufficiale antiriciclaggio determinerà se e come indagare ulteriormente sulla questione. Ciò può includere la raccolta di ulteriori informazioni internamente o da fonti di terze parti, il contatto con il governo, il congelamento dell'account e/o la presentazione di una segnalazione appropriata a FINTRAC.
ATTUAZIONE DELLE SANZIONI
All'entrata in vigore, alla modifica o alla cessazione delle Sanzioni, la Società verificherà se il Cliente, il suo Beneficiario effettivo o una persona che intende intrattenere il Rapporto d'affari o la transazione con loro sia soggetto a Sanzioni. Nel caso in cui la Società identifichi un soggetto soggetto a Sanzioni o che l'operazione da questi prevista o effettuata sia in violazione delle Sanzioni, la Società applicherà le Sanzioni e informerà la FINTRAC
Procedura per l'individuazione dell'oggetto delle Sanzioni e dell'operazione in violazione delle Sanzioni
La Società utilizzerà almeno le seguenti fonti (database) per verificare la relazione del Cliente con le Sanzioni:
• Un elenco consolidato di sanzioni dell'UE;
• Un elenco consolidato delle sanzioni delle Nazioni Unite;
• Un elenco consolidato di sanzioni autonome canadesi (legge sulle misure economiche speciali (SEMA) e legge sulla giustizia per le vittime di funzionari stranieri corrotti (JVCFOA).
Oltre alle suddette fonti, la Società può utilizzare qualsiasi altra fonte su decisione del Dipendente che sta applicando misure CDD.
Per verificare che i nomi delle persone risultanti dall'indagine siano gli stessi delle persone elencate in una notifica contenente Sanzioni, saranno utilizzati i loro dati personali, le cui caratteristiche principali sono, per una persona giuridica, il suo nome o marchio , codice anagrafico o data di iscrizione e, per una persona fisica, nome e identificazione personale o data di nascita.
Al fine di stabilire l'identità delle persone specificate nel relativo atto giuridico o avviso che sono le stesse identificate a seguito dell'indagine dalle banche dati, la Società deve analizzare i nomi delle persone trovate a seguito dell'indagine sulla base di il possibile effetto di fattori che distorcono i dati personali (es. trascrizione di nomi stranieri, diverso ordine delle parole, sostituzione di segni diacritici o doppie lettere ecc.).
La Società effettuerà la suddetta verifica su base continuativa nel corso di un Rapporto d'affari instaurato. La frequenza delle verifiche in itinere dipende dal profilo di rischio del Cliente:
• una volta alla settimana per il Cliente con profilo di rischio elevato;
• una volta al mese per il Cliente con profilo di rischio medio;
• una volta a trimestre per il Cliente con profilo di rischio basso.
Se il Dipendente dubita che una persona sia soggetta a Sanzioni, il Dipendente deve darne immediata comunicazione al membro del Consiglio di Gestione. In tal caso il membro del Consiglio di Gestione deciderà se chiedere o acquisire ulteriori dati dalla persona o notificare immediatamente alla FINTRAC il proprio sospetto.
La Società acquisisce prevalentemente in proprio ulteriori informazioni sul soggetto che è in Rapporto d'Affari o con esso compie un'operazione, nonché sul soggetto che intende instaurare il Rapporto d'Affari, compiere con esso un affare o un atto, preferendo le informazioni provenienti da una fonte credibile e indipendente. Qualora, per qualche ragione, tali informazioni non fossero disponibili, la Società richiederà al soggetto che è in Rapporto d'Affari o compie con esso un'operazione o un atto, nonché a chi intende instaurare un Rapporto d'Affari, di compiere un'operazione o un atto con loro, se le informazioni provengono da una fonte credibile e indipendente e valutare la risposta.
Azioni per l'identificazione dell'oggetto delle Sanzioni o di una transazione che viola le Sanzioni
Se il Dipendente della Società viene a conoscenza che il Cliente che è in Rapporto d'affari o sta compiendo un'operazione con la Società, nonché un soggetto che intenda instaurare il Rapporto d'affari o compiere un'operazione con la Società, è soggetto a Sanzioni , il Dipendente deve dare immediata comunicazione al Consigliere di Gestione, dell'individuazione dell'oggetto della Sanzione, del dubbio in merito e dei provvedimenti adottati.
Il componente del Consiglio di Gestione rifiuta di concludere un'operazione o un procedimento, adotta i provvedimenti previsti dall'atto di irrogazione o attuazione delle Sanzioni e comunica immediatamente alla FINTRAC i propri dubbi e le misure adottate.
Nell'individuare l'oggetto delle Sanzioni, è necessario identificare le misure che vengono prese per Sanzionare tale persona. Tali misure sono descritte nell'atto giuridico di attuazione delle Sanzioni, pertanto è necessario identificare l'esatta sanzione che viene attuata nei confronti della persona per garantire l'applicazione legale e corretta delle misure.
RIFIUTO ALL'OPERAZIONE O AL RAPPORTO D'AFFARI E LA LORO CESSAZIONE
Alla Società è fatto divieto di instaurare un Rapporto d'affari e il Rapporto d'affari instaurato o la transazione saranno risolti (a meno che non sia oggettivamente impossibile farlo) nel caso in cui:
• la Società sospetti riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo;
• è impossibile per la Società applicare le misure CDD, perché il Cliente non invia i dati rilevanti o rifiuta di inviarli o i dati forniti non danno motivo di rassicurare che i dati raccolti sono adeguati;
• il Cliente che è una persona fisica dietro la quale c'è un'altra persona, effettivamente beneficiaria, che vuole instaurare il Rapporto d'affari (sospetto che venga utilizzata una persona che funge da copertura);
• il profilo di rischio del Cliente è diventato inappropriato rispetto alla propensione al rischio della Società (ovvero il livello del profilo di rischio del Cliente è "proibito")
• il Cliente persona fisica o persona(e) autorizzata(e), UBO(i), amministratore(i) e/o azionista(i) (se il Cliente è una persona giuridica) è/sono residente nei Paesi Proibiti (elenco sotto ) o altri Stati in cui i servizi di questa Società non possono essere forniti in conformità con i requisiti legali nazionali.
• il Cliente - persone giuridiche, svolge attività commerciali inaccettabili per la Società (elenco di seguito)
Attività commerciali vietate
1. Gioco d'azzardo (incluso il pagamento con chip del casinò, servizi di gioco d'azzardo, siti di casinò su Internet, Bingo) e servizi di scommesse (scommesse).
2. Lotterie.
3. Prostituzione, vendita di contenuti Internet di natura erotica e pornografica, beni e servizi intimi.
4. Vendita di beni/servizi contraffatti e/o falsificati.
5. Vendita di metalli preziosi e delle terre rare e prodotti derivati.
6. Vendita di armi, munizioni, equipaggiamento militare, pezzi di ricambio, componenti e dispositivi per loro, esplosivi, agenti esplosivi, polvere da sparo, tutti i tipi di carburante per missili, nonché materiali speciali e attrezzature speciali per la loro produzione, attrezzature speciali per il personale di organizzazioni paramilitari e prodotti normativi e tecnici per la loro produzione e funzionamento.
7. La vendita di sistemi missilistici spaziali, sistemi di comunicazione e controllo militari e documentazione tecnico-normativa per la loro produzione e funzionamento.
8. Vendita di agenti di guerra chimica, mezzi di protezione contro di essi e documentazione tecnico-normativa per la loro produzione e utilizzazione.
9. Vendita di uranio, altre materie fissili e prodotti derivati.
10. Vendita di apparecchi a raggi X, strumenti e apparecchiature che utilizzano sostanze radioattive e isotopi.
11. Vendita dei risultati del lavoro di ricerca e sviluppo e progettazione, nonché ricerca esplorativa fondamentale per la creazione di armi e attrezzature militari.
12. Vendita di veleni, stupefacenti e sostanze psicotrope.
13. Vendita di materiali radioattivi di scarto.
14. Vendita di rifiuti esplosivi.
15. Vendita di rifiuti contenenti metalli preziosi e delle terre rare e pietre preziose.
16. Vendita di mezzi speciali e altri mezzi tecnici destinati (sviluppati, adattati, programmati) all'ottenimento surrettizio di informazioni, documentazione normativa e tecnica per la loro produzione e utilizzazione.
17. Commercio di mezzi elettronici radio (dispositivi ad alta frequenza, costituiti da uno o più trasmettitori radio e (o) loro combinazioni e apparecchiature ausiliarie, progettati per la trasmissione e la ricezione di onde radio a frequenze superiori a 9 kHz): stazioni radio, radiotelefoni , sistemi di radionavigazione, radioidentificazione, radiolocalizzazione, radiosorveglianza, radiointercettazione, soppressione radio, radiogoniometria e televisione via cavo; apparecchiature ausiliarie progettate per la trasmissione e la ricezione di onde radio.
18. Vendita di banche dati contenenti dati personali.
19. Vendita di altri beni/servizi la cui libera vendita: è vietata o limitata dalla legge estone; potrebbe avere un effetto negativo sulla reputazione aziendale.
Paesi proibiti
I paesi o territori non supportati sono Afghanistan, Albania, Angola, Bahamas, Barbados, Bielorussia, Botswana, Burundi, Cambogia, Repubblica Centrafricana, Repubblica Democratica del Congo, Costa d'Avorio, Crimea (territorio ucraino, occupato), Cuba, Repubblica popolare democratica di Corea (RPDC), regione di Donetsk (territorio ucraino, occupato), Eritrea, Striscia di Gaza, Ghana, Guinea Bissau, Giamaica, Repubblica islamica dell'Iran, Iraq, Libano, Liberia, Libia, regione di Luhansk (territorio ucraino, Occupato), Mali, Mauritius, Mongolia, Myanmar, Nicaragua, Corea del Nord, Pakistan, Panama, Federazione Russa, Sierra Leone, Somalia, Sud Sudan, Sudan, Siria, Trinidad e Tobago, Uganda, Vanuatu, Venezuela, Cisgiordania (territorio palestinese , Occupato), Yemen e Zimbabwe.
Transazioni vietate
L'Operazione può essere effettuata solo con il consenso dell'OdV se:
• Il Cliente non dispone di autorizzazioni sufficienti per effettuare la Transazione, o le autorizzazioni non sono chiare,
• La necessità del Cliente di eseguire la Transazione non è stata ragionevolmente giustificata,
• La struttura di gestione, proprietà e controllo del Cliente in quanto persona giuridica non è chiara e/o è strutturata in modo irragionevolmente complicato dal punto di vista economico, o è cambiata frequentemente senza giustificazione,
• Le attività economiche di una persona giuridica o le sue pratiche contabili o di pagamento non sono trasparenti, il Cliente può essere una società fittizia o una persona fittizia,
• Il Titolare effettivo del Cliente essendo persona giuridica non può essere stabilito,
• Il Cliente essendo una persona giuridica utilizza un agente o un'altra persona giuridica come suo rappresentante senza chiare autorizzazioni (ad esempio durante le trattative precontrattuali),
• Il Cliente o il rappresentante del Cliente si rifiuta di fornire informazioni ai fini della determinazione della sostanza delle Operazioni e della valutazione dei rischi,
• Il Cliente non ha presentato dati o documenti sufficienti per dimostrare l'origine legale dei beni e dei fondi, dopo essere stato invitato a farlo,
• Il Cliente, il Titolare effettivo di un Cliente che sia una persona giuridica o un'altra persona associata al Cliente è o è stato collegato alla criminalità organizzata, ML o TF,
• Il Cliente, il Titolare effettivo di un Cliente che sia una persona giuridica, o un'altra persona associata al Cliente è o è stato collegato a fonti tradizionali di reddito della criminalità organizzata,
• Vengono applicate sanzioni internazionali nei confronti del Cliente, il Titolare effettivo di un Cliente è una persona giuridica o un'altra persona associata al Cliente,
• Il Cliente ha azionisti fiduciari o azioni al portatore.
OBBLIGO DI SEGNALAZIONE
La Società deve sospendere l'operazione prescindendo dall'ammontare dell'operazione (salvo i casi in cui ciò sia oggettivamente impossibile per la natura dell'Operazione Monetaria o dell'operazione, le modalità di esecuzione della stessa o altre circostanze) e tramite il proprio MLRO deve riferire al FINTRAC sull'attività o sulle circostanze che identificano nel corso delle attività economiche e per cui:
• la Società ha accertato che il Cliente sta effettuando un'operazione sospetta;
• la Società sa o sospetta che beni di qualsiasi valore siano ottenuti direttamente o indirettamente da attività criminali o dalla partecipazione a tali attività.
Le caratteristiche minime delle operazioni sospette sono fornite nelle linee guida del FINTRAC.
Le segnalazioni di cui sopra devono essere effettuate prima del compimento dell'operazione qualora la Società sospetti o sia a conoscenza della commissione di Reati di Riciclaggio o Finanziamento del Terrorismo o di reati connessi e qualora tali circostanze siano accertate prima del perfezionamento dell'operazione.
Qualora si verifichi la necessità della suddetta segnalazione, il Dipendente al quale tale necessità sia venuta a conoscenza deve darne immediata comunicazione al Consiglio di Gestione e al MLRO.
Rapporto transazione sospetta
L'MLRO è tenuto a presentare segnalazioni di transazioni sospette (STR) quando ha ragionevoli motivi per sospettare che una transazione sia correlata alla commissione o alla tentata commissione di un reato ML/TF.
Ai sensi della sottosezione 9(2) dei Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Suspicious Transaction Reporting Regulations, l'MLRO "invierà il rapporto al Centro non appena possibile dopo aver adottato misure che consentano loro di stabilire che non esiste sussistono ragionevoli motivi per sospettare che la transazione o la tentata transazione sia correlata alla commissione di un reato di riciclaggio o di finanziamento di attività terroristiche”.
Le misure di cui al punto 9.2. includere:
• screening e identificazione delle transazioni sospette;
• valutare i fatti e il contesto dell'operazione sospetta;
• collegare gli indicatori ML/TF alla tua valutazione dei fatti e del contesto; E
• spiegare i motivi del sospetto in una segnalazione di sospetto, in cui spieghi in che modo i fatti, il contesto e gli indicatori ML/TF ti hanno permesso di raggiungere i motivi del sospetto
Non appena possibile è interpretato nel senso che MLRO ha completato le misure che gli hanno permesso di determinare che la soglia RGS è stata raggiunta e come tale lo sviluppo e la presentazione di tale STR devono essere trattati come una priorità
Un modulo STR cartaceo viene inviato a FINTRAC in due modi:
• Via fax: 1-866-226-2346;
• Per posta: Financial Transactions and Reports Analysis Centre of Canada (FINTRAC)
Tutte le segnalazioni descritte nel presente capitolo devono essere inviate in conformità con le linee guida di segnalazione della Società attraverso un canale sicuro che garantisce la massima riservatezza.
Alla Società, a un'unità strutturale della Società, a un membro del consiglio di amministrazione, a MLRO e al dipendente è vietato informare una persona, il suo beneficiario effettivo, un rappresentante o una terza parte in merito a una segnalazione presentata su di loro a FINTRAC, un piano per presentare tale denuncia o del verificarsi di denuncia nonché su precetto emesso dalla FINTRAC o sull'avvio di procedimento penale.
Rapporti sulle transazioni in valuta virtuale di grandi dimensioni
I requisiti di segnalazione delle transazioni in valuta virtuale di grandi dimensioni ai sensi del Proceeds of Crime (Money laundering) and Terrorist Financing Act (PCMLFTA) e dei regolamenti associati sono applicabili a tutti i settori delle entità segnalanti. L'MLRO è responsabile del rispetto della segnalazione delle transazioni in valuta virtuale di grandi dimensioni.
L'azienda invia LVCTR a FINTRAC quando riceve valuta virtuale equivalente a 10.000 CAD o più per transazione.
Nel caso di transazioni multiple effettuate entro 24 ore consecutive per un totale di 10.000 CAD o più, che soddisfano una delle seguenti condizioni: Condotte dalla stessa persona fisica o giuridica; Condotto per conto della stessa persona fisica o giuridica; Destinato allo stesso beneficiario, Comopany invia LVCTR a FINTRAC entro le successive 24 ore.
Per determinare se una transazione è segnalabile, MLRO deve prima determinare quando la Società riceve valuta virtuale, quindi determinare se l'importo di valuta virtuale ricevuto soddisfa la soglia di segnalazione di 10.000 CAD.
Poiché la Bank of Canada non pubblica i tassi di cambio per la valuta virtuale, la Società deve utilizzare il tasso stabilito nel normale corso degli affari per determinare se l'importo della soglia di segnalazione è stato raggiunto.
Il rendiconto LVCTR dovrà essere inviato a FINTRAC entro cinque giorni lavorativi successivi alla data di ricevimento dell'importo. Una copia della LVCTR inviata sarà conservata dalla Società.
Il modulo cartaceo LVCTR viene inviato a FINTRAC in due modi:
• Via fax: 1-866-226-2346;
• Per posta: Financial Transactions and Reports Analysis Centre of Canada (FINTRAC) Section A, 234 Laurier Avenue West, 24th floor Ottawa, ON K1P 1H7 CANADA.
OBBLIGO DI FORMAZIONE
La Società garantisce che il suo MLRO e i suoi Dipendenti abbiano le qualifiche pertinenti per le loro mansioni lavorative. Quando un Dipendente viene assunto o assunto, le sue qualifiche vengono verificate nell'ambito del processo di assunzione/nomina effettuando controlli sui precedenti.
In conformità con i requisiti applicabili alla Società in materia di garanzia dell'idoneità dei Dipendenti, la Società si assicura che tali persone ricevano una formazione e informazioni adeguate su base continuativa per essere in grado di adempiere agli obblighi della Società in conformità con la legislazione applicabile. È garantito attraverso la formazione che tali persone siano informate nell'area AML/CFT in misura adeguata considerando i compiti e la funzione della persona. Per i nuovi Dipendenti, la formazione comprende una revisione del contenuto delle norme e dei regolamenti applicabili, della politica di valutazione del rischio della Società, delle presenti Linee guida e di altre procedure pertinenti.
La formazione per MRLO e Dipendente/i deve fornire, in primo luogo, informazioni su tutte le più contemporanee modalità di riciclaggio e finanziamento del terrorismo e sui rischi che ne derivano. Si riferisce a parti rilevanti del contenuto delle norme e dei regolamenti applicabili, alla valutazione del rischio della Società, alle Linee guida della Società e alle procedure e informazioni che dovrebbero facilitare tale MRLO e Dipendente (i) a rilevare sospetti di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo. La formazione è strutturata sulla base dei rischi individuati attraverso la policy di valutazione dei rischi.
Questo programma di formazione dovrebbe quindi includere, come minimo:
(1) come identificare segnali d'allarme e segnali di riciclaggio di denaro che emergono durante lo svolgimento delle mansioni dei dipendenti;
(2) cosa fare una volta identificato il rischio (compreso come, quando e a chi inoltrare l'attività insolita del cliente o altri segnali di allarme per l'analisi e, se del caso, la presentazione di FINTRAC);
(3) quali sono i ruoli dei dipendenti negli sforzi di conformità dell'azienda e come eseguirli;
(4) la politica di conservazione dei documenti dell'azienda; E
(5) le conseguenze disciplinari (comprese le sanzioni civili e penali) per il mancato rispetto della legge applicabile.
La formazione avrà cadenza almeno annuale. Il contenuto e la frequenza della formazione sono adattati ai compiti e alla funzione della persona su questioni relative alle misure AML/CFT. Se le linee guida vengono aggiornate o modificate in qualche modo, il contenuto e la frequenza della formazione vengono adattati in modo appropriato.
L'azienda sviluppa la formazione nella nostra azienda o appalta per essa. L'erogazione della formazione può includere opuscoli educativi, video, sistemi intranet, lezioni di persona e promemoria esplicativi.
La formazione svolta deve essere documentata elettronicamente e confermata con la firma. Questa documentazione dovrebbe includere il contenuto della formazione, i nomi dei partecipanti e la data della formazione.
RACCOLTA E CONSERVAZIONE DATI, LOGBOOK
La Società automaticamente o tramite la persona (inclusi dipendenti, membri del consiglio di amministrazione e MLRO) che riceve per prima le informazioni o i documenti pertinenti deve registrare e conservare i seguenti dati:
• tutti i dati raccolti nell'ambito dell'attuazione delle misure CDD;
• informazioni sulle circostanze del rifiuto dell'instaurazione del Rapporto d'affari da parte della Società;
• le circostanze del rifiuto ad instaurare il Rapporto d'affari su iniziativa del Cliente se il rifiuto è connesso all'applicazione di misure CDD da parte della Società;
• informazioni su tutte le operazioni effettuate per identificare il soggetto partecipante alla transazione o l'Effettivo Beneficiario del Cliente;
• informazioni sull'impossibilità di eseguire le misure CDD;
• informazioni sulle circostanze di cessazione del rapporto d'affari in relazione all'impossibilità di applicazione delle misure CDD;
• la data o il periodo di ciascuna transazione e una descrizione del contenuto della transazione, compreso l'importo della transazione, la valuta e il numero di conto o un altro identificatore (incluso l'hash delle transazioni in valuta virtuale e portafogli di valuta virtuale relativi alla transazione);
• informazioni che fungono da base per gli obblighi di comunicazione previsti dalle Linee Guida;
• dati di transazioni o circostanze sospette o insolite di cui FINTRAC non è stato informato (ad es. transazioni complesse o insolitamente grandi, transazioni condotte secondo uno schema insolito e transazioni che non hanno uno scopo economico o legittimo apparente, Rapporti d'affari o Operazioni monetarie con i clienti da Paesi terzi in cui le misure per prevenire il riciclaggio di denaro e/o il finanziamento del terrorismo sono insufficienti o non soddisfano gli standard internazionali secondo le informazioni pubblicate ufficialmente dalle organizzazioni intergovernative internazionali).
I dati sopra specificati saranno conservati per 5 anni.
Documenti e dati devono essere conservati in modo da consentire una risposta esauriente e immediata ai quesiti formulati dalla FINTRAC o, ai sensi di legge, da altre autorità di controllo, autorità investigative o dal tribunale.
La Società attua tutte le regole di protezione dei dati personali in applicazione dei requisiti derivanti dalla legge applicabile. La Società è autorizzata a trattare i dati personali raccolti durante l'implementazione del CDD solo allo scopo di prevenire il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo e i dati non devono essere ulteriormente elaborati in un modo che non soddisfi lo scopo, ad esempio, per scopi di marketing.
La Società cancella i dati conservati dopo la scadenza del periodo di tempo, a meno che la normativa che regola il settore in questione non preveda una diversa procedura. Sulla base di un precetto dell'autorità di controllo competente, i dati rilevanti per la prevenzione, l'accertamento o l'indagine di riciclaggio o finanziamento del terrorismo possono essere conservati per un periodo più lungo, ma non oltre i due anni dalla scadenza del primo periodo .
L'archiviazione dei dati di registro deve essere completata e conservata su supporto informatico dal Consigliere di Gestione, in caso di trasferta o comunque irreperibile per altri validi motivi, da altro Dipendente, come indicato nell'apposita ordinanza del amministratore, precisando l'ambito dei compiti e delle responsabilità attribuite al soggetto che agisce in sostituzione.
Ai Dipendenti della Società è fatto divieto di informare, o altrimenti far sapere, a qualsiasi Cliente o altra persona che le informazioni sulle Operazioni Monetarie in corso, o le transazioni condotte da un Cliente, o le risultanti indagini siano comunicate alla FINTRAC.
CONTROLLO INTERNO DELL'ESECUZIONE DELLE LINEE GUIDA
L'attuazione delle Linee di Indirizzo sarà controllata internamente dal membro del Consiglio di Gestione, dal MRLO o dal Dipendente incaricato dal MRLO o dal Consiglio di Gestione per lo svolgimento delle funzioni rilevanti (di seguito nel presente capitolo – Preposto al Controllo Interno). Il preposto al controllo interno deve disporre della necessaria competenza, degli strumenti e dell'accesso alle informazioni rilevanti in tutte le unità strutturali della Società.
Il preposto al controllo interno svolge le funzioni di controllo interno almeno nei seguenti campi:
• il rispetto da parte della Società della politica di valutazione del rischio e della propensione al rischio stabilite;
• Attuazione misure CDD;
• attuazione delle Sanzioni;
• l'obbligo della Società di rifiutare l'operazione o il rapporto d'affari e la loro risoluzione;
• l'obbligo di segnalazione della Società al FINTRAC;
• l'obbligo formativo della Società in merito agli adempimenti AML/CFT;
• l'obbligo della Società di raccolta e conservazione dei dati.
Le misure esatte per l'esecuzione del controllo interno sono determinate dal Preposto al Controllo Interno e devono corrispondere alle dimensioni della Società e alla natura, all'entità e al livello di complessità delle attività e dei servizi forniti. Gli Uffici di Controllo Interno devono considerare almeno i campi di esame sopra specificati. Gli interventi di controllo interno devono essere eseguiti all'ora stabilita dal preposto al controllo interno con la frequenza da lui stabilita, almeno una volta all'anno, se la natura dell'intervento non prevede espressamente diversamente.
I risultati dell'attuazione delle misure di controllo interno (di seguito in questo capitolo - i Dati di controllo interno) devono essere salvati separatamente dagli altri dati e conservati entro 3 anni. Solo i membri del Consiglio di Gestione e il Preposto al Controllo Interno possono avere accesso ai Dati del Controllo Interno. Il Responsabile del Controllo Interno può fornire l'accesso ai Dati del Controllo Interno ad altri Dipendenti o a terzi (ad es. consulenti, revisori, ecc.) solo previo consenso del Consiglio di Gestione. I soggetti che hanno accesso ai Dati del Controllo Interno non devono comunicarli ad alcuno senza il preventivo consenso del Consiglio di Gestione.
Il consiglio di amministrazione e l'MRLO esaminano la relazione di controllo interno fornita e deliberano in merito. Il Preposto al Controllo Interno viene informato dell'essenza di tale delibera in formato riproducibile per iscritto. Per questo motivo, il consiglio di amministrazione e il MRLO sono tenuti a:
• analizzare i risultati del controllo interno svolto;
• attuare azioni per eliminare le carenze verificatesi.
La Società deve rivedere e, se necessario, aggiornare la procedura di controllo interno con cadenza almeno annuale e nei seguenti casi:
• a seguito della pubblicazione da parte della Commissione europea dei risultati di una valutazione del rischio di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo a livello di UE (disponibile sul sito Web della Commissione europea http://ec.europa.eu);
• dopo la pubblicazione degli esiti della Valutazione Nazionale del Rischio di Riciclaggio e Finanziamento del Terrorismo;
• al ricevimento di un'istruzione da parte del FINTRAC di rafforzare le procedure di controllo interno applicabili;
• in caso di eventi significativi o cambiamenti nella gestione e nell'operatività dell'operatore di moneta virtuale depositario e dell'operatore di cambio valuta virtuale.